Posteado por: Julio Montalván | 21 marzo 2009

El Outsourcing en Tecnologías de la Información (TI)

Outsourcing en TI

Outsourcing en TI

Alguna vez hemos oído el término outsourcing en muchos campos. ¿Pero es posible en la rama de TI? ¿Y la seguridad de las informaciones?

¿Qué es outsourcing?

Se podría definir outsourcing (muchas veces traducido tercerización o subcontratación) como el proceso por el cual una empresa contrata los servicios de otra, externa, para que ésta realice actividades o tareas que la empresa contratante no puede realizar o no desea realizar. Con esto la empresa contratante consigue concentrar todos sus esfuerzos en el foco del negocio.

Esta tendencia empezó en la década de los 70s, cuando algunas empresas manufactureras empezaron a encargar el desarrollo de sus partes o piezas necesarias para sus productos a otras empresas. Por ejemplo, una empresa que produce motores encarga la producción de pernos según sus especificaciones a un tercero, pues su negocio no es hacer pernos, sino motores. Es esencial, en este esquema de trabajo un control de calidad sobre los productos o servicios ofrecidos por el tercero, pues tendrán impacto directo en el negocio principal.

¿Y el outsourcing en TI?

El outsourcing en las TI es más reciente. Para el caso de las TI, se puede tercerizar desde la administración de las redes y enlaces de datos, ERP y bases de datos, help desk para mantenimiento (mesa de ayuda), servicios de comunicaciones (telefonía, centrales telefónicas o PBX), servicios de impresión y gestión documentaria, mantenimiento o arrendamiento de equipos, hasta los servidores de almacenamiento de archivos, mensajería y los mismos sistemas operativos clientes de los usuarios. No necesariamente se deben tercerizar todos los servicios. Las empresas pueden optar por aquellos servicios que requieren atención especializada.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas del outsourcing en TI?

Las principales ventajas son la reducción de costos y la especialización del personal de TI que el outsourcer (la empresa contratada) ofrece. Por ejemplo, para una pequeña o mediana empresa es muy costoso tener un centro de procesamiento de datos (CPD) e implantar un ERP. Con un outsourcing podría realizar mensualmente un pago a una empresa especializada que lo tiene y le puede brindar los servidores que requiere remotamente y las licencias ERP. Además se puede contratar sólo lo necesario según el tamaño de la empresa, sin mucha inversión, y posteriormente ir creciendo según cómo crece el negocio.

Pero no todo es tan simple. Al elegir por este esquema es muy importante tener en cuenta lo siguiente:

– Definir con bastante cuidado los servicios que se desean tercerizar. Conviene iniciar con los servicios que la empresa no puede atender por su costo/especialización, y con el tiempo según cómo evoluciona el negocio, ir incluyendo más servicios.

– Tener mucho cuidado con la preparación del contrato. Se deben incluir con detalle los servicios que el outsourcer va a prestar, las penalidades en caso de incumplimiento y los planes de contingencia si ocurren fallos. Además debe ser muy específico con la seguridad de las informaciones del contratante. La confidencialidad, la integridad y el respaldo de las informaciones debe estar garantizada.

– Definir los ANS (Acuerdos de Nivel de Servicio, o SLA en inglés, Service Level Agreement) por cada ítem de control de los servicios prestados los mismos que deben ser firmados por el cliente y el proveedor. Por ejemplo, si se terceriza el servicio de correo electrónico se debe definir el plazo máximo para crear una cuenta de correo, el plazo máximo para crear una lista de correo, el tiempo máximo que el servicio puede estar indisponible ante un ataque, etc.

– El contrato debe contener cláusulas respecto al crecimiento o reducción del negocio que permitan que los servicios tercerizados tengan la flexibilidad suficiente para atender las necesidades del contratante.

El outsourcing en TI es una tendencia por la que las empresas están optando en estos tiempos de “crisis”. Si se tienen en cuenta las recomendaciones indicadas, reducen costos y logran que puedan enfocarse en lo que realmente saben hacer y dejar a los profesionales en TI encargarse de la tecnología.

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